Manual política tratamiento de datos personales

MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

STIHL S.A.S.


OCTUBRE DE 2016

TABLA DE CONTENIDO
I. INTRODUCCIÓN 4
II. OBJETIVO 4
III. ALCANCE 4
IV. NORMATIVIDAD APLICABLE 4
V. CONTENIDO DEL MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y DE PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 5
VI. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 5
1. Datos generales STIHL S.A.S. como responsable del tratamiento de Datos Personales 5
2. Objetivos del Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales 6
3. A quién se dirige la política de tratamiento de datos personales 6
4. Ámbito de aplicación 7
5. Definiciones importantes en el tratamiento de los datos 7
6. Principios rectores para el tratamiento de datos personales 9
7. Bases de Datos 10
7.1. Bases de Datos en las que la empresa STIHL S.A.S. actúa como responsable y encargada del tratamiento: 10
7.1.1. Base de datos de clientes: 11
7.1.2. Base de datos de empleados: 13
7.1.3. Base de Datos de Proveedores 15
7.2. Bases de Datos en las que se recolectan Datos Especiales 16
7.2.1. Bases de datos Sensibles 16
7.2.2. Base de Datos Personal 17
7.3. Registro de las bases de Datos 17
8. Autorización del titular para el tratamiento de datos 17
9. Autorización del titular para el tratamiento de los datos sensibles 18
10. Uso y finalidad del tratamiento de datos personales 18
11. Aviso de Privacidad 19
12. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato 22
13. Derechos de los titulares de los datos 23
14. Procedimiento para el ejercicio de los derechos del titular de datos 23
15. Deberes de la Empresa como responsable y encargado del tratamiento 25
16. Medidas de seguridad aplicadas al tratamiento de las bases de datos 26
17. Prohibiciones 27
18. Designación de dependencia o persona encargada del trámite para que el titular de los datos ejerza sus derechos de peticiones, consultas y reclamos. 28
19. Modificación de la Política de tratamiento 28
20. Entrada en vigencia de la Política de Tratamiento 29


I. INTRODUCCIÓN
Los lineamientos y reglamentaciones definidos en las leyes expedidas señalan el tratamiento que se debe realizar de la información personal de todo aquel que tenga relación con las empresas, sea cliente, proveedor o empleado de la misma, para el cumplimiento de las leyes y decretos reglamentarios, se establece el presente Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos Personales, el cual contempla el manejo de solicitudes de aceptación, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de este tipo de información.
Por tanto esta política tiene como propósito establecer la reglamentación para proteger el derecho constitucional que tienen las personas naturales, a conocer, actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, asegurando la confidencialidad y protección de la información y los datos personales suministrados a STIHL S.A.S.

II. OBJETIVO
A través del presente documento, se establece el Manual Interno de Políticas y de Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales para la sociedad STIHL SAS.
El Manual Interno de Políticas y de Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales ha sido elaborado de acuerdo con los lineamientos señalados en la normatividad aplicable vigente sobre la materia y tendrá como alcance la aplicación a todas las bases de datos donde se almacene información personal y que sean objeto de tratamiento por parte de la sociedad STIHL S.A.S. (que en adelante será denominada STIHL o LA EMPRESA)

III. ALCANCE
Estas políticas aplican para el tratamiento de la información personal de todos aquellos que tengan relación con LA EMPRESA, sean terceros (entre los que se incluyen clientes y proveedores) o empleados de la misma, de acuerdo a lo dispuesto por la ley.

IV. NORMATIVIDAD APLICABLE
Los aspectos más importantes para tener en cuenta según las leyes de protección de Datos en Colombia son: La Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen las cuales deben ser aplicadas en STIHL S.A.S.
La Ley 1581 de 2012 constituye el marco general de la protección de los datos personales en Colombia.
NOTA: En la medida que decreto(s) que incorpore(n) cambios que modifiquen las leyes anteriormente mencionadas, este Manual se ajustará de acuerdo con los cambios.

V. CONTENIDO DEL MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y DE PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Datos generales de STIHL S.A.S como responsable del tratamiento
2. Objetivos del Manual Interno de Políticas y de Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales
3. A quién se dirige Manual Interno de Políticas y de Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales
4. Ámbito de aplicación
5. Definiciones importantes en el tratamiento de datos
6. Principios rectores para el tratamiento de datos personales
7. Bases de Datos
8. Autorización del titular para el tratamiento de datos
9. Autorización del titular para el tratamiento de datos sensibles
10. Uso y finalidad del tratamiento de datos personales
11. Aviso de privacidad
12. Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato
13. Derechos de los titulares de los datos.
14. Procedimiento para el ejercicio de los derechos como titular del dato
15. Deberes de STIHL S.A.S. como responsable del tratamiento
16. Medidas de Seguridad aplicadas al tratamiento de las bases de datos
17. Dependencia encargada del trámite para que el titular de los datos ejerza sus derechos de peticiones, consultas y reclamos.
18. Modificación de la política de tratamiento
19. Entrada en vigencia de la política de tratamiento

VI. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Datos generales STIHL S.A.S. como responsable del tratamiento de Datos Personales
Razón Social: STIHL S.A.S. con número de NIT 900.599.745-4
Domicilio: Parque la Regional Aeropuerto N.30 vía Las Palmas 1 etapa
Ciudad: Rionegro - Antioquia
Teléfono: (4) 6148081
Correo electrónico: info@stihl.co
Página web: http://www.stihl.com.co/

2. Objetivos del Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales
El presente Manual tiene por objeto proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos de propiedad de STIHL S.A.S., o cuyo tratamiento ha sido encargado a STIHL S.A.S., en desarrollo y cumplimiento de su objeto social, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 (derecho a la intimidad) y 20 (derecho a la información) de la Constitución Política de Colombia.
En este Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales, usted encontrará los lineamientos legales y corporativos bajo los cuales STIHL S.A.S., realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante STIHL S.A.S.
La empresa STIHL S.A.S., entiende por protección de datos todas aquellas medidas tomadas a nivel físico, técnico y jurídico para garantizar que la información de los Titulares –personas naturales- (clientes, empleados ex empleados, proveedores, acreedores, etc., de STIHL S.A.S) registrados en la base de datos de LA EMPRESA, esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a ella por parte de personas no autorizadas, así como que su uso y conservación sea adecuado a la Finalidad establecida para la recolección de los Datos Personales.
Este Manual tiene como objetivo dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1074 de 2015, (y a las demás normas que los modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen).

3. A quién se dirige la política de tratamiento de datos personales
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida todas las personas naturales que tengan o hayan tenido alguna relación con STIHL S.A.S., a saber, empleados, ex empleados, clientes, proveedores, acreedores, tanto activos como inactivos o cualquier tercero cuyos Datos Personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos de STIHL S.A.S.

4. Ámbito de aplicación
El ámbito de aplicación de este Manual de conformidad con la Ley 1581 de 2012, serán los datos de personas naturales registrados en todas las base de datos de propiedad de STIHL S.A.S. o cuyo tratamiento ha sido encargado a éstas.
El presente Manual aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando STIHL S.A.S. en su calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento de los Datos, dejare de estar domiciliada en el territorio nacional, sin embargo, le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.
El régimen de protección de datos personales que se establece en el presente Manual no será de aplicación de:
a) Las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. Cuando estas Bases de Datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los Responsables y Encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la ley de Habeas Data.
b) Las Bases de Datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
c) Las Bases de Datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
d) Las Bases de Datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.
e) Las Bases de Datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008.
f) Las Bases de Datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.

5. Definiciones importantes en el tratamiento de los datos
Para la interpretación de las políticas y aplicación a las reglas contenidas en este Manual, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable (siendo el responsable LA EMPRESA,) dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas, y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Causahabientes de los datos: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero)
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Privado: El dato privado es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
• Dato Semiprivado: El dato semiprivado es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos Sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Datos Biométricos: Son aquellos rasgos físicos, biológicos o de comportamiento de un individuo que lo identifican como único del resto de la población como Huellas dactilares, Análisis del ADN.
• Empleado: Persona natural que en virtud de un contrato de trabajo se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.
• Ex empleado: Persona natural que estuvo vinculada laboralmente con LA EMPRESA.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos.
• Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por LA EMPRESA de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
• Proveedor: Para los efectos de este documento, toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a LA EMPRESA en virtud de una relación contractual.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea empleados, ex empleados, proveedores, clientes tanto activos como inactivos de LA EMPRESA o cualquiera que suministre datos personales a LA EMPRESA.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Visitante: persona (s) que están en un lugar por una duración inferior a 8 horas sin ejercer una actividad que se remunere en el lugar visitado.

6. Principios rectores para el tratamiento de datos personales
La Ley 1581 establece en el Artículo 4 que los siguientes principios son rectores del Tratamiento de sus Datos Personales y que la empresa STIHL S.A.S. como entidad respetuosa de la ley acatará:
• Principio de Legalidad: El Tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 en el Decreto 1074 de 2015 en las demás disposiciones que las desarrollen. • Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. • Principio de Libertad: El Tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. • Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. • Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. • Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley. • Principio de Temporalidad del dato: agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, el responsable o encargado cesará su uso. Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. • Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
Deber de información: la empresa STIHL S.A.S. informará a los titulares de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado, así como la finalidad y demás principios que regulen el tratamiento de esos datos. La empresa STIHL S.A.S. informará además sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodien, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares procediendo al registro que exige la ley

7. Bases de Datos
7.1. Bases de Datos en las que la empresa STIHL S.A.S. actúa como responsable y encargada del tratamiento:
En el Tratamiento de los datos contenidos en las siguientes Bases de Datos, la empresa STIHL S.A.S. actúa tanto en calidad de “Responsable”, toda vez que son quienes recaudan la información y toman las decisiones sobre el Tratamiento de los datos, como en calidad de “Encargada”, en la medida en que es quien realizan el Tratamiento de los datos.
A continuación se mencionan las 3 Bases de Datos sobre las cuales STIHL S.A.S. realiza tratamiento de información personal:

7.1.1. Base de datos de clientes:
Descripción
Esta base de datos corresponde a la información de los clientes de LA EMPRESA, es decir corresponde a aquellas personas naturales que adquieren los diferentes productos de LA EMPRESA.
BASES DE DATOS correspondientes a:
DISTRIBUIDORES
CLIENTES DIRECTOS
Contenido
Esta base de datos contiene la siguiente información personal: Nombre, identificación, Teléfono, Celular, Dirección, Ciudad, Correo electrónico, autorización de consultas en centrales de riesgo, Carta de instrucciones Pagaré y Contrato de distribución.
Esta base de datos también recopila datos sensibles biométricos como la huella.
Forma en que se recopilan los datos

La información se obtiene en forma directa en medio físico a través de del área comercial, con la firma del contrato de distribución y/o los otrosíes respectivos.

En la recolección de la información el cliente firma una autorización contenida en el contrato y/o en el otrosí al contrato de distribución de LA EMPRESA a recopilar sus datos personales de acuerdo con los fines establecidos en la política de tratamientos establecidos en la página web http://www.stihl.com.co/
Finalidad
La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad permitir a LA EMPRESA cumplir con su objeto de venta de maquinaria y herramienta (motosierras, moto guadañas, cortadores de palma, sopladoras, etc.) para la industria forestal y agrícola.
De manera que esta base de datos tiene las siguientes finalidades:
1. Para contacto con el cliente:
a. Para Gestión de mercadeo y ventas.
b. Eventos de fidelización
c. Capacitaciones, asesorías relacionadas con el uso de maquinaria y herramienta
d. Proveer productos, repuesto, precios sugeridos, material de publicidad, soporte técnico.
e. Para informarle la respuesta a sus solicitudes, como autorizaciones, garantías, estado de los pedidos.
2. Para facturación:
a. Venta a través de los canales de distribución establecidos por la compañía.
b. Informe acerca del volumen mínimo de ventas
c. Facturación de los pedidos realizados por los distribuidores

3. Gestión de crédito y cartera:
a. Internamente a través del correo electrónico y llamadas telefónicas
b. Informarle de obligaciones por pagar.

4. Cesión a terceros, que son los siguientes:

- Exportación de datos de clientes y obligaciones a las agencias de cobranzas.
a. Agencias de cobranza para gestión de cartera.
b. Centrales de riesgo (DATACREDIO, PROCREDITO – FENALCO) para reporte de información crediticia positiva y negativa del cliente.
5. Para fines de mercadeo y publicidad.
6. Para encuestas
7. Para la realización de eventos
8. Para recaudo de pagos que son aplicados en el área de contabilidad y de cartera.

Tratamiento
La información personal contenida en esta base de datos es objeto de recolección, de almacenamiento, de uso y de circulación. La circulación puede ser interna o externa, de acuerdo con lo siguiente:

Circulación Interna:
• Del área comercial al área contable para facturación y recaudo de cartera.

Circulación Externa:
• De STIHL a alguna entidad externa para la Gestión de cobranza exportación de datos de clientes y obligaciones.
• De STIHL a las centrales de riesgo (DATACREDITO y PROCREDITO (FENALCO), para reporte de información crediticia positiva y negativa del cliente.
La información contenida en esta base de datos se guarda en el software Navision y físicamente en archivo central y en archivo contable.
Actualmente la autorización para el tratamiento de los datos personales se obtiene a través de un formato físico escrito que el titular que firma. En el futuro se plantea la posibilidad de que conste en un formato electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web y en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo para así cumplir los requerimientos de ley.
Sobre las medidas de seguridad, LA EMPRESA tiene áreas dónde se conserva archivada la papelería bajo acceso restringido y en el software de la compañía de igual manera con acceso restringido. Asimismo, LA EMPRESA ha establecido políticas de confidencialidad.
Adicionalmente, esta base de datos cumple con las finalidades generales establecidas en el aparte 10 del presente Manual.
Vigencia
La información personal contenida en esta base de datos es custodiada mientras dura la relación comercial con el cliente más un periodo adicional de 10 años.
Si en un caso individual, existen indicios de una necesidad de protección o de interés histórico de estos datos, se prolongará el plazo de almacenamiento hasta que se haya aclarado la necesidad legal de protección. De esta manera, esta base de datos se complementa con las políticas de archivo con las que cuenta LA EMPRESA.

7.1.2. Base de datos de empleados:

Descripción:
Esta Base de Datos contiene la información que se recolecta sobre los empleados vinculados a través de contratos de trabajo y de los estudiantes en práctica.
Esta base de datos es manejada por el área de recursos humanos de LA EMPRESA.
Contenido:
La información personal especificada en esta Base de Datos contiene los siguientes datos personales: nombre, apellidos, cédula de ciudadanía, lugar de expedición, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, lugar de residencia, dirección, teléfono fijo y celular, ciudad, sueldo, fecha de ingreso, fecha de examen médico, pruebas psicotécnicas, fondo de pensiones, EPS, fondo de cesantías, datos de familiares incluidos los niños, niñas y adolescentes en el primer grado de consanguinidad, registros fotográficos y registro biométrico (huella), ocupación, cargo, información académica formal y certificada, nivel de estudios, título obtenido, fecha de terminación, nombre de la institución, otros estudios, idiomas, experiencia laboral, condiciones médicas especiales cargo desempeñado, nombre del jefe inmediato, fecha de inicio, fecha de retiro, datos de la persona a contactar en caso de emergencia, nombre, parentesco, tipo de vinculación, jornada laboral, salario básico, número de cuenta bancaría para nómina, entidad bancaria y ciudad.
La EMPRESA recopila ciertos datos sensibles: datos de menores, registros fotográficos y registro biométrico (huella).
Forma en que se recopilan los datos
El área de relaciones laborales recoge la información contenida en esta base de datos del proceso de contratación de personal por medio de las hojas de vida que se reciben por medio físico o digital. Adicionalmente los Datos son solicitados a los Titulares a través del Contrato laboral.
Finalidad
Los datos anteriormente mencionados únicamente se recopilan con el fin de cumplir con las obligaciones derivadas del contrato laboral, dentro de los que están, la atención de solicitudes, la generación de certificados y constancias, la afiliación a las entidades del Sistema de Protección Social, la realización de actividades de Bienestar Laboral, el levantamiento de registros contables, los reportes a autoridades de control y vigilancia, contacto con el empleado, causar impuestos, comunicación en caso de ausencia, entre otros fines administrativos y de contacto.
Los datos sensibles como la huella, son utilizados para la información relacionada con la salud del trabajador, se utiliza en casos de emergencia, o para el reporte ante las entidades del Sistema de Seguridad Social en Salud y para el registro de tiempos, ingresos y salidas.
Tratamiento
El tratamiento que recibe esta base de datos por parte de LA EMPRESA en su condición de responsable y encargada incluye la recolección, el almacenamiento, el uso y la circulación. La circulación puede ser interna o externa y se efectúa de la siguiente forma:
1. Circulación Interna:
• Para área de nómina: para el pago y otros servicios
• Para área de contabilidad: levantamiento de registros contables
2. Circulación Externa:
Según requerimiento de las siguientes entidades: Para la UGPP por Gestión Pensional y Parafiscales, para la DIAN, para el SENA y para el ICBF
Los datos también son utilizados para enviar reportes a las entidades administrativas que lo soliciten, con base en las normas del Sistema de Seguridad Social y complementarias.
La información contenida en esta base de datos se guarda de manera física en el archivo central y electrónica en archivos digitales.
Sobre las medidas de seguridad, se tienen áreas dónde se conserva archivada la papelería y en los archivos electrónicos de la compañía con acceso restringido. Se establecen políticas de confidencialidad.
Adicionalmente, esta base de datos cumple con las finalidades generales establecidas en el aparte 10 del presente Manual.
Vigencia
Esta Base de Datos estará vigente mientras exista la relación laboral entre el empleado y LA EMPRESA, por 90 años más contados a partir de la fecha de liquidación del contrato. Así mismo LA EMPRESA conserva la información en un archivo histórico de las personas que han estado vinculadas a LA EMPRESA.

7.1.3. Base de Datos de Proveedores

Descripción
Aunque la mayoría de proveedores de la EMPRESA son personas jurídicas, esta base de datos corresponde a la información personal que se recolecta sobre las personas naturales proveedores que prestan servicios y venden productos a LA EMPRESA.
Contenido
Esta base de datos contiene la siguiente información: Nombre, identificación, teléfono, dirección, ciudad, correo electrónico, número de cuenta bancaria, titular de la cuenta.
Forma en que se recopilan los datos
La información primordialmente se obtiene a través de Contactos con el departamento de compras y de solicitudes de ingreso. Es importante resaltar que los proveedores han firmado un formato físico o electrónico de autorización.
Finalidad
La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad crear al proveedor en el sistema de LA EMPRESA, cumplir con las obligaciones derivadas de la relación comercial, realizar pagos, realizar transferencias bancarias asociadas a los servicios prestados a LA EMPRESA, enviar reportes a DIAN, y a la Secretaria de Hacienda municipal y en general entidades tributarias, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana y contactarlos para contratar de nuevo.
Tratamiento
La información personal contenida en esta base de datos es objeto de recolección, de almacenamiento, de uso y de circulación.
La información contenida en esta base de datos se guarda en archivos electrónicos de la compañía, y físicamente en carpetas de cada proveedor en el archivo contable y central.
La autorización consta en un documento físico o electrónico, el cual es firmado por los proveedores.
Sobre las medidas de seguridad, se tienen áreas dónde se conserva archivada la papelería y en los servidores de la compañía con acceso restringido. A través del sistema sólo se pueden consultar datos de proveedores con perfiles autorizados.
Adicionalmente, esta base de datos cumple con las finalidades generales establecidas en el aparte 10 del presente Manual.
Vigencia
Esta base de datos se encuentra vigente mientras exista la relación comercial con el proveedor más un periodo adicional de 10 años. Así mismo se conserva un archivo histórico de los proveedores que han estado vinculados con LA EMPRESA. Es importante tener presente que LA EMPRESA cuenta con una Política de Archivo. De manera tal que la temporalidad de esta base de datos es concordante con la Política de Archivo.


7.2. Bases de Datos en las que se recolectan Datos Especiales

7.2.1. Bases de datos Sensibles
Para los efectos del manejo de los Datos Sensibles, LA EMPRESA ha obtenido la correspondiente autorización de los Titulares cuya información reposa en sus Bases de Datos y obtendrá la autorización de manera previa, siempre que se trate de nuevos datos.
Para el tratamiento de los datos sensibles LA EMPRESA ha cumplido con las siguientes obligaciones:
• Informó al Titular que por tratarse de Datos Sensibles, no estaba obligado a autorizar su tratamiento.
• Informó al Titular cuáles de los datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento.
• LA EMPRESA no condiciona ninguna actividad a que el Titular suministre Datos Sensibles.

7.2.2. Base de Datos Personal
Esta base de datos se encuentra descrita en el numeral 7.1 del presente Manual.

7.3. Registro de las bases de Datos
De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1074 de 2015 las bases de datos anteriormente mencionadas serán inscritas en el Registro Nacional de Base de Datos.

8. Autorización del titular para el tratamiento de datos
LA EMPRESA como Responsable del Tratamiento ha elaborado un formato de “Autorización para el Tratamiento de Datos Personales” y ha adoptado procedimientos para solicitarle, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales, su autorización para el Tratamiento de los mismos e informarle cuáles son los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.
Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, pueden ser tratados por LA EMPRESA, siempre y cuando, por su naturaleza, sean Datos Públicos.
Se entenderá que la autorización otorgada por el Titular a LA EMPRESA, cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste: • Por escrito • De forma oral • Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a LA EMPRESA la autorización respectiva. En ningún caso su silencio será asimilado por LA EMPRESA como una conducta inequívoca.
LA EMPRESA ha establecido canales para que el Titular de los datos, pueda en todo momento solicitar como Responsable o Encargado del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el Tratamiento de los mismos.

9. Autorización del titular para el tratamiento de los datos sensibles
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, LA EMPRESA cumplirá con las siguientes obligaciones:
9.1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
9.2. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad de su Tratamiento, y además obtener su consentimiento expreso.
Ninguna de las actividades que realiza LA EMPRESA está ni estará condicionada a que el titular suministre sus datos personales sensibles.

10. Uso y finalidad del tratamiento de datos personales
LA EMPRESA como entidad respetuosa de la privacidad de las personas reconoce que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar con elementos adecuados que garanticen la misma, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones.
En virtud de la relación que se ha establecido o se establezca entre el Titular de los datos personales y LA EMPRESA, es importante que este conozca que LA EMPRESA recolecta, registra, almacena, usa los datos personales de los Titulares, para su propio uso con los propósitos que fueron solicitados o por requerimientos de las entidades públicas.
Los Datos Personales de los Titulares son utilizados por LA EMPRESA para: • Ejecutar las actividades propias de LA EMPRESA para cumplir su objeto social, todo lo cual se hará con base en la finalidad de la Base de Datos en la que reposan los Datos Personales de los Titulares. • Ofrecerle los productos, servicios y o beneficios que buscan satisfacer las necesidades de los Titulares, o los productos y servicios de LA EMPRESA, lo cual puede hacerse por medios físicos o a través de correos electrónicos y/o terminales móviles. • Enviar la información a entidades gubernamentales por exigencia legal. • Consultar información en las listas de control (Listas Nacionales e Internacionales), consultar a la CIFIN, a las centrales de información, Lista Clinton, Procuraduría, Contraloría, Policía Nacional, DIJIN con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el Titular de los Datos y LA EMPRESA • Soportar procesos de auditoría externa e interna. • Para la ejecución de procesos de índole judicial y extrajudicial en los casos permitidos por los Estatutos y Reglamentos de LA EMPRESA. • Registrar la información de Empleados, ex empleados, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos de LA EMPRESA, para el envío de información contractual, comercial y obligacional a que hubiere lugar. • Para verificación de referencias de empleados, ex empleados, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos. • Respecto de la recolección y tratamiento de datos realizados mediante mecanismos automatizados con el objeto de generar registros de actividad de los visitantes y registros de audiencia LA EMPRESA, sólo podrá utilizar dicha información para la elaboración de informes que cumplan con los objetivos señalados. En ningún caso podrá realizar operaciones que impliquen asociar dicha información a algún usuario identificado o identificable.
Los Datos Personales serán utilizados por LA EMPRESA sólo para los propósitos aquí señalados, por lo tanto, LA EMPRESA no venderá, licenciará, transmitirá o divulgar los Datos Personales, salvo que: • El Titular autorice expresamente a hacerlo • La información del Titular tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración de LA EMPRESA • Sea permitido por la ley.
Para el manejo interno de los Datos, éstos podrán ser conocidos por el personal autorizado de LA EMPRESA, lo cual incluye la Asamblea General de Accionistas, la Revisoría Fiscal, las Gerencias y Direcciones.
LA EMPRESA podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando ello ocurra, dichos terceros estarán obligados a proteger los Datos Personales en los términos exigidos por la ley y en su condición de Encargados del manejo de las Bases de Datos de LA EMPRESA.
En el caso de transmisión de datos personales, LA EMPRESA suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1074 de 2015.
Igualmente, LA EMPRESA podrá transferir o transmitir (según corresponda), guardando las debidas medidas de seguridad, los datos personales a otras entidades en Colombia o en el extranjero para la prestación de un mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares de los datos personales.
Una vez cese la necesidad de Tratamiento de los Datos Personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de LA EMPRESA en términos seguros.

11. Aviso de Privacidad
Esta leyenda se encuentra impresa en todos los formularios o documentos por medio de los cuales se recolecta información de los proveedores, trabajadores, clientes y demás titulares de los datos personales que maneja LA EMPRESA. Cuando se recolectan de manera verbal, esta leyenda es comunicada al Titular de igual forma, y de la autorización se deja constancia a través de medios técnicos dispuestos para el efecto.
Aviso de Privacidad:

STIHL S.A.S. declara que protege los datos personales suministrados por los titulares en virtud de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 e informa a éstos que los datos personales serán utilizados en los términos dados en la autorización por el titular del dato.
Los datos personales suministrados por el Titular serán utilizados por LA EMPRESA para cumplir con su objeto de venta de productos y repuestos de maquinaria (motosierras, motoguadañas, sopladoras, hidro-lavadores, etc.) y accesorios, así como los fines previstos en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales.
Los datos serán objeto de recolección, almacenamiento, actualización, uso, circulación y copia de seguridad de conformidad con lo previsto en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales.
El Responsable y Encargado del Tratamiento de los datos será STIHL S.A.S. El tratamiento podrá realizarse directamente por STIHL S.A.S. o por el tercero que ésta determine.
Vigencia de los datos: Los datos personales suministrados por los Titulares se mantendrán almacenados de acuerdo con lo dispuesto en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales.
El Titular tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar, revocar, solicitar la supresión, presentar quejas y reclamos y demás derechos contenidos en la ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, respecto de los datos suministrados.
El titular puede conocer el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de los Datos de STIHL S.A.S. a través del siguiente link: http://www.stihl.com.co/aviso-legal.aspx
Los datos de contacto de LA EMPRESA son:

teléfono: (4) 6148081 en el municipio de Rionegro – Antioquia correo electrónico: info@stihl.co, Dirección: Parque la Regional Aeropuerto, Interior 30 – Sector Sajonia. Rionegro – Antioquia.

Autorización:

Para la página web:

STIHL S.A.S. declara que protege los datos personales de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

Con la firma de esta autorización, usted declara que todos los datos aquí contenidos suministrados por usted son exactos y veraces. Los datos personales suministrados por Usted son utilizados por STIHL S.A.S. para la venta y prestación de nuestros servicios, para contactarlo, para facturarle nuestros productos, para gestión de crédito, para reporte a las centrales de riesgo, para encuestas, para información comercial sobre nuevos productos o servicios, para realización de eventos, para campañas publicitarias, promociones o concursos, de acuerdo con nuestra política de privacidad que podrá ser consultada en el siguiente http://www.stihl.com.co/aviso-legal.aspx

A través de este (CLICK) usted acepta haber leído y comprendido nuestra política de datos personales y por ende, acepta libremente el tratamiento que le daremos a sus datos personales, que incluye almacenar, procesar, disponer, así como transferir dichos a las personas naturales o jurídicas de acuerdo con las finalidades y condiciones mencionadas en nuestra política de privacidad.


AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


STIHL S.A.S. declara que protege los datos personales de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, solicita públicamente su autorización para continuar con el tratamiento de sus datos personales.

Para que en su calidad de RESPONSABLE recopile mis datos personales en el ejercicio de su actividad empresarial, los cuales son necesarios para el efectivo desarrollo del vínculo contractual, con la firma de esta autorización declaro que todos los datos aquí contenidos son exactos y veraces.

Autorizo de manera expresa y voluntaria para que sea recopilada, tratada y utilizada la información de acuerdo a los fines de la compañía y de acuerdo a lo establecido en las políticas de tratamiento de la información que se encuentran disponibles en la página web www.stihl.com.co

Acepto haber leído y comprendido la Política de Datos Personales de STIHL S.A.S. y por ende, acepto libremente el tratamiento que se le dará a mis datos personales, que incluye almacenar, procesar, disponer, así como transferir dichos a las personas naturales o jurídicas de acuerdo con las finalidades y condiciones mencionadas en la Política de Privacidad.

Datos sensibles: Autorizo de manera expresa la recolección y tratamiento de los datos considerados como sensibles, en los términos establecidos en la ley Estatutaria 1581 de 2012, propios o de un menor de edad sobre el cual ejerza la representación legal y deban ser recolectados en virtud del vínculo contractual aquí descrito.

STIHL S.A.S. actuará como el responsable del tratamiento de los datos a los cuales tiene acceso y podrá por lo tanto recolectar, tratar y usar dicha información para el cabal ejercicio de su objeto social.

El acceso a los datos y la rectificación, actualización y verificación de los mismos podrá ejercerse de manera directa por los interesados ante el área de cartera, en el correo electrónico info@stihl.co, en el cual serán atendidas las solicitudes, quejas o comentarios sobre el recaudo y tratamiento de la información personal del titular.

Datos sensibles: aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos (huellas dactilares).

LUGAR Y FECHA: _______________________________

Firma: _______________________________________
Nombre: _____________________________________
Cédula: ______________________________________

12. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato
LA EMPRESA ha dispuesto un mecanismo gratuito y ágil a través del cual el Titular puede en todo momento, y siempre que no medie un deber legal o contractual que así lo impida, solicitar a LA EMPRESA la supresión de los datos personales y/o revocar la autorización que ha otorgado para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de una solicitud (Ver capítulo 14 de este Manual).
Si vencido el término legal respectivo, LA EMPRESA no elimina de las bases de datos los datos personales del Titular que lo solicitó, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

13. Derechos de los titulares de los datos
La Ley 1581 de 2012, en su artículo 8, establece los siguientes derechos que le asisten al Titular en relación con sus datos personales: a. Conocer, actualizar, cancelar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento. c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Los canales que existen en LA EMPRESA para el ejercicio de los derechos como Titular de los datos se encuentran previstos en el Capítulo 14 del presente Manual.

14. Procedimiento para el ejercicio de los derechos del titular de datos
Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley 1581, podrán ser ejercidos ante LA EMPRESA por las siguientes personas: a. Por el Titular de los datos, quien deberá acreditar ante LA EMPRESA su identidad en forma suficiente por los distintos medios o mecanismos que tenemos a su disposición. b. Por los causahabientes del Titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidad ante LA EMPRESA. c. Por el representante y/o apoderado del Titular de los datos, previa acreditación ante LA EMPRESA de la representación o apoderamiento. d. Por estipulación a favor de otro o para otro. De acuerdo con lo previsto en la ley 1581, en sus artículos 14 y 15, para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten como Titular de los datos, usted podrá utilizar ante LA EMPRESA cualquiera de los mecanismos que se establecen a continuación:
1. Procedimiento para Consultas: Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, podrán consultar la información personal del Titular que repose en las base de datos de LA EMPRESA.  LA EMPRESA como Responsable y/o Encargada del Tratamiento suministrará la información solicitada que se encuentre contenida la base de datos o la que esté vinculada con la identificación del Titular.  El titular acreditará su condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de identidad que podrá suministrar en medio físico o digital, en caso de que el titular esté representado por un tercero, deberá allegarse el respectivo poder, que deberá contener el respectivo contenido ante notario, el apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.. - La consulta se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por LA EMPRESA y en especial a través de comunicación escrita o electrónica, dirigida a la dependencia y persona indicada en el capítulo 18 del presente Manual. La consulta será atendida por LA EMPRESA en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible para LA EMPRESA atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Se podrán consultar de forma gratuita los datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas establecidas en este Manual que motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, LA EMPRESA podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.
2. Procedimiento para Reclamos: Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, que consideren que la información que se encuentra contenida en las bases de datos de LA EMPRESA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante LA EMPRESA como Responsable y/o Encargada del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a LA EMPRESA, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Al reclamo deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos. El reclamo se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por LA EMPRESA, y se dirigirá a la dependencia y a la persona indicada en el capítulo 18 del presente Manual.
Si el reclamo resulta incompleto, LA EMPRESA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por LA EMPRESA, sin que el solicitante presente la información requerida, LA EMPRESA entenderá que se ha desistido del reclamo. En caso que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez LA EMPRESA reciba el reclamo completo, incluirá en la base de datos una leyenda que indique: "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo por parte de LA EMPRESA será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible para LA EMPRESA atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
3. Canales Habilitados: Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través de los canales que han sido habilitados por LA EMPRESA para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición de forma gratuita, así: A través de la dirección de correo electrónico: info@stihl.co ; Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. A través de la página web de LA EMPRESA: http://stihl.com.co

A través del conmutador de LA EMPRESA: 574-6148081 en el municipio de Rionegro, en el horario: De Lunes a Viernes entre de 08:00 a.m. a 12:00 m. y de 01:00 p.m. a 05:00 p.m., el cual sólo estará habilitado para el trámite de consultas, o a la siguiente dirección: Carrera Parque La Regional Aeropuerto, Interior N°30, Sector Sajonia; Rionegro - Antioquia.

15. Deberes de la Empresa como responsable y encargado del tratamiento
El artículo 17 de la ley 1581, establece los siguientes deberes para LA EMPRESA, como Responsable del Tratamiento de los datos de los titulares de los mismos : a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley. i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley; k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos; l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.; m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
El artículo 18 de la ley 1581, establece los siguientes deberes para LA EMPRESA, como Encargado del Tratamiento de los Datos Personales del Titular, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en dicha ley y en otras que rijan su actividad: a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos; d. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo; e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley y en este Manual; f. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares; g. Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley; h. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal; i. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; k. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

16. Medidas de seguridad aplicadas al tratamiento de las bases de datos
Se protege la información mediante mecanismos que conservan su seguridad, confidencialidad, integridad y disponibilidad, para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento utilizando los siguientes mecanismos:
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Protección de acceso a los datos mediante contraseñas y roles de diferentes niveles de autoridad.
• Aseguramiento del nivel de complejidad de las contraseñas de los usuarios

17. Prohibiciones
En desarrollo de esta norma de seguridad de la información personal, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.

• La empresa STIHL S.A.S prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de La empresa STIHL S.A.S
• Incurrir en esta prohibición por parte de los empleados de la empresa STIHL S.A.S acarreará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la ley.
• La empresa STIHL S.A.S prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de la empresa STIHL S.A.S La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de la empresa STIHL S.A.S y contar con la autorización del custodio de la base de datos.
• La empresa STIHL S.A.S prohíben el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la norma sobre el buen uso de los recursos informáticos de las empresas y/u otras normas expedidas por la empresa STIHL S.A.S. para estos fines.
Los datos sensibles que llegaren a identificarse en el proceso de auditoría, serán informados al usuario del recurso informático, con el fin de que este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, la empresa STIHL S.A.S procederán a eliminarlos de manera segura.
• La empresa STIHL S.A.S prohíbe a los destinatarios de esta Norma cualquier tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009. Salvo que se cuente con la autorización del titular del dato y/o de la empresa STIHL S.A.S. según el caso.
• La empresa STIHL S.A.S prohíben el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia. En casos de tratamiento de estos datos la autorización deberá ser otorgada por los representantes legales, según el caso.

18. Designación de dependencia o persona encargada del trámite para que el titular de los datos ejerza sus derechos de peticiones, consultas y reclamos.
La responsabilidad en el adecuado tratamiento de los datos personales al interior de La empresa STIHL S.A.S está en cabeza de todos los empleados. En consecuencia, al interior de cada área que maneje los procesos de negocios que involucren tratamiento de datos personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la presente norma, dada su condición de custodios de la información personal que está contenida en los sistemas de información de LA EMPRESA.
La dependencia encargada de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de clientes, empleados, proveedores, acreedores y demás titulares de los datos personales que maneja LA EMPRESA en sus bases de datos, será La Coordinación Administrativa y de Talento Humano, junto con Servicio al Cliente.
La persona(s) encargada(s) será(n):
Beatriz Hernandez Perez ----- Coordinadora Administrativa y de Talento Humano
Edwin Gil ----- Servicio al Cliente
Sus datos de contacto son:
Teléfono: 574-6148081 en el municipio de Rionegro
Dirección: Parque Regional Aeropuerto, Interior 30, Sector Sajonia. Rionegro – Antioquia – Colombia.
Correo electrónico: info@stihl.co
Página web: http://stihl.com.co

19. Modificación de la Política de tratamiento
STIHL S.A.S informará a los titulares de Datos en caso de presentarse cambios sustanciales en el contenido de este Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales, referidos a la identificación del Responsable y/o Encargado y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización que los titulares han otorgado a LA EMPRESA. Asimismo se les comunicará a los titulares sobre dichos cambios antes o a más tardar al momento de la implementación de las nuevas políticas.
Además, cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, LA EMPRESA obtendrá una nueva autorización de parte de los titulares.
Para ello hemos dispuesto en los sitios web de las empresas nuestro canal web: http://stihl.com.co, a través del cual se le informará sobre el cambio y se pondrá a su disposición la última versión de este manual o los mecanismoos habilitados por LA EMPRESA para obtener una copia de la misma.

20. Entrada en vigencia de la Política de Tratamiento
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales fue creada el día veintinueve de (29) del mes de febrero del año dos mil dieciséis (2016), modificada el día veintiséis (26) del mes de octubre del año dos mil dieciséis 2016 y empieza a regir a partir del veintiocho (28) del mes de octubre del año dos mil dieciséis (2016).
Atentamente,

JUAN ALEJANDRO GONZALEZ.
Representante Legal
STIHL S.A.S.